El proyecto que duró el doble de lo previsto: por qué ocurre y cómo evitarlo

Un restaurante que tenía que abrir en octubre abre en febrero. Cuatro meses de local cerrado, equipo contratado sin poder trabajar, campaña de lanzamiento disparada antes de tiempo, y una inversión financiera que sigue generando costes sin generar ingresos.

No es un caso excepcional. Es el patrón más habitual en proyectos de interiorismo comercial mal gestionados en España. Y lo más frustrante es que los retrasos no llegan de golpe: llegan en pequeñas acumulaciones, cada una con su justificación razonable, hasta que el calendario original ya no tiene ningún sentido.

Por qué los retrasos no son mala suerte

Los proyectos que se retrasan no se retrasan por imprevistos imposibles de anticipar. Se retrasan porque las decisiones críticas se tomaron tarde, o no se tomaron bien, o las tomó alguien que no tenía autoridad para tomarlas.

Un contratista que empieza la obra sin la documentación técnica completa va a parar en el primer momento en que necesite una especificación que no tiene. Un estudio que presenta renders sin haber cerrado los planos de instalaciones va a descubrir contradicciones durante la obra que van a requerir rediseño. Un cliente que toma decisiones sobre materiales con la obra empezada genera retrasos en los pedidos que el calendario original no contemplaba.

Todo esto es predecible. Y todo esto se puede prevenir con una secuencia de trabajo correcta antes de que empiece la obra.

Las tres causas más comunes de retraso en proyectos comerciales

La primera es empezar la obra antes de tener la documentación técnica cerrada. Es la causa más frecuente y la más cara. La presión por abrir lleva a muchos operadores a aprobar el inicio de obra con los planos todavía en proceso. El resultado es una obra que para constantemente a esperar decisiones que deberían haberse tomado antes.

La segunda es no gestionar bien los plazos de entrega de materiales y equipamiento. En proyectos de hostelería, la cocina industrial puede tener plazos de entrega de 8 a 12 semanas desde el pedido. Si ese pedido se hace cuando la obra ya está empezada, en lugar de antes, la obra termina y no hay cocina. El local está listo pero no puede operar.

La tercera es la tramitación de permisos. En Madrid, una licencia de obras para un local de hostelería puede tardar entre 6 y 16 semanas dependiendo del tipo de intervención y del distrito. Muchos proyectos no incorporan ese plazo al calendario inicial porque el cliente no sabía que existía, o porque el estudio no lo comunicó con claridad desde el principio.

Qué cuesta un retraso en términos reales

Un mes de retraso en la apertura de un restaurante en Madrid con una facturación proyectada de 80.000 euros mensuales es una pérdida de ingresos de 80.000 euros. A eso hay que sumar el coste del local durante ese mes, los sueldos del personal contratado que no puede trabajar, y el coste de relanzar la comunicación de apertura.

En proyectos de oficinas o espacios corporativos, el coste del retraso es diferente pero igualmente real: el equipo trabajando en condiciones que no son las definitivas, la imagen que proyecta un espacio de trabajo provisional a clientes y candidatos, y el coste de gestionar la transición dos veces en lugar de una.

El retraso no aparece en el presupuesto de obra. Pero tiene un coste económico real y medible que en muchos casos supera el coste de haber contratado a un estudio más caro pero más riguroso desde el principio.

Qué hace un estudio riguroso antes de que empiece la obra

Cierra el brief con el cliente antes de producir ningún diseño. Presenta una propuesta que incluye el presupuesto estimado de obra, no solo el concepto. Produce la documentación técnica completa antes de iniciar la obra. Gestiona los pedidos de materiales y equipamiento con antelación suficiente. Y comunica los plazos de tramitación de permisos desde la primera conversación, no cuando ya hay un problema.

Eso no garantiza que no aparezca ningún imprevisto. Los imprevistos existen. Lo que garantiza es que los imprevistos previsibles no se convierten en retrasos, y que cuando aparece algo genuinamente inesperado, el proyecto tiene suficiente margen para absorberlo sin descarrilarse.

Si quieres entender cómo es el proceso de trabajo en EOLOS fase por fase, el artículo sobre cómo trabajamos en EOLOS del primer café a la inauguración explica qué ocurre en cada paso y qué se pide al cliente en cada momento.

¿Estás preparando un proyecto comercial, hostelero, residencial o de desarrollo? Cuéntanoslo mediante las opciones de contacto que encontrarás a continuación. Un socio senior suele responder en dos días laborables.

The project that lasted twice as long as expected: why it happens and how to avoid it

A restaurant that was supposed to open in October opens in February. Four months of closed premises, a hired team unable to work, a launch campaign launched prematurely, and a financial investment that continues to generate costs without generating income.

This is not an exceptional case. It is the most common pattern in poorly managed commercial interior design projects in Spain. And the most frustrating thing is that the delays don't come all at once: they come in small accumulations, each with its own reasonable justification, until the original schedule no longer makes any sense.

Why delays are not bad luck

Projects that are delayed are not delayed because of unforeseen events that were impossible to anticipate. They are delayed because critical decisions were made late, or were not made well, or were made by someone who did not have the authority to make them.

A contractor who starts the work without complete technical documentation will stop as soon as he needs a specification that he does not have. A studio that presents renderings without having closed the installation drawings will discover contradictions during the work that will require redesign. A client who makes decisions about materials while the work is still in progress will generate delays in orders that the original schedule did not contemplate.

All of this is predictable. And all of this can be prevented with the right sequence of work before the work begins.

Three most common causes of delay in commercial projects

The first one is to start the work before having the technical documentation closed. This is the most frequent and most expensive cause. The pressure to open leads many operators to approve the start of construction while the plans are still in process. The result is a construction site that is constantly waiting for decisions that should have been made earlier.

The second is not managing delivery times for materials and equipment well. In hospitality projects, industrial kitchens can have lead times of 8 to 12 weeks from the time the order is placed. If that order is placed when the work is already started, instead of before, the work is finished and there is no kitchen. The facility is ready but cannot operate.

The third is the processing of permits. In Madrid, a building permit for a hospitality business can take between 6 and 16 weeks depending on the type of intervention and the district. Many projects do not incorporate this timeframe into the initial schedule because the client did not know it existed, or because the studio did not communicate it clearly from the beginning.

What a delay costs in real terms

A month's delay in the opening of a restaurant in Madrid with a projected turnover of 80,000 euros per month is a loss of revenue of 80,000 euros. To that must be added the cost of the premises during that month, the salaries of the hired personnel who cannot work, and the cost of relaunching the opening communication.

In office or corporate space projects, the cost of delay is different but equally real: the team working in conditions that are not the final ones, the image that a temporary workspace projects to clients and candidates, and the cost of managing the transition twice instead of once.

The delay does not appear in the construction budget. But it has a real and measurable economic cost that in many cases exceeds the cost of having hired a more expensive but more rigorous study from the beginning.

What a rigorous study does before the work begins

Closes the brief with the client before producing any design. Submits a proposal that includes the estimated construction budget, not just the concept. Produces complete technical documentation before starting the work. Manages orders for materials and equipment well in advance. And communicate permitting deadlines from the first conversation, not when there is already a problem.

This does not guarantee that no unforeseen events will occur. Contingencies do exist. What it does guarantee is that foreseeable unforeseen events do not turn into delays, and that when something genuinely unexpected comes up, the project has enough margin to absorb it without derailing.

If you want to understand how the EOLOS work process works phase by phase, the article on how we work at EOLOS from the first coffee to the inauguration explains what happens at each step and what is requested from the customer at each moment.

Planning a commercial, hospitality, residential or development project? Tell us about it using the contact options below. A senior partner usually replies within two business days.